Retour vers le futur

La journée BIU du 25 juin dernier a été l’occasion de revenir sur les grandes étapes du projet SGBM, et particulièrement sur l’année écoulée.

Mais elle a également été le lieu de réflexions pour l’avenir : quelles seront les priorités de travail autour d’Alma et Primo, et plus largement autour de l’ensemble de nos outils documentaires. La mission collections, la mission services aux publics et le GT formusa ont eu la parole. Mais pas seulement !!

 

 

 

Merci d’avoir TOUS contribué à la réflexion qui va permettre de mieux établir le plan de travail pour les mois (et sans doute les années…) à venir ! Vous les attendiez, les voici, voilà les post-it:

Pas mal de questions !

Tous les sujets sont abordés: problèmes de paramétrages, formations internes, formations pour les usagers, relations avec les autres sites pilotes, avenir du site web, et le sempiternel mais si important « qui fait quoi »?

Mais déjà des réponses !

Les problèmes de paramétrage concernant les réservations avancent, de même qu’on commence à y voir plus clair sur les commandes EDI, ainsi que sur le portage de l’authentification (le problème serait même réglé!!).

Les relations entre site web et Primo seront au coeur de la réflexion à mener en 2018-2019 sur l’avenir du SID, et ce d’autant plus que les serveurs du SID sont amenés à être changés, et ce n’est pas une mince affaire…

Concernant les formations, bonne nouvelle : la Région Occitanie a accordé plusieurs subventions aux universités, afin de mettre en place des dispositifs techniques pour la diffusion de supports de formations…mais également pour la tenue de séances de formation. Faire venir les équipes d’Ex-Libris à Montpellier est également un challenge que la direction mène de front. D’ici la fin de l’année, le programme devrait être chargé de ce côté, mais c’est tant mieux!

Enfin, sur l’organisation interne et le plan de travail, le Comité de suivi de la semaine prochaine devrait arrêter finement les priorités et axes de travail pour au moins le dernier trimestre 2018 : il y en aura pour tout le monde  !

Enfin, n’oublions pas que Laure Franceschi ne sera plus dans l’équipe SGBM à la rentrée… Pour combler ce grand vide, l’organisation prévue autour d’Alma et Primo sera la suivante :

-responsable service informatique BIU : Marie Nikichine

-administrateurs Alma: Régis Griesser, Nathalie Darbon, Isabelle Oms

-administrateurs Primo : Céline Paillaret (toutes vues), Stéphanie Jaunault (vue UPV), Nathalie Darbon (vue UM), Brigitte Lattier (vue Unîmes) et Josselin Dulac (vue ENSCM)

Et toujours, Tacotac SGBM au bout du fil en cas de souci : sachez que les équipes répondantes ont été renforcées pour que chacun puisse recevoir rapidement une réponse à ses questions.

Cet été, Noria part en vacances comme tout le monde… ou presque ! Sachez que Boomerang assurera une permanence pendant la période de fermeture, merci aux collègues qui se sont portés volontaires!

 

Des formations professionnelles

A la suite des premières séances de découverte Alma/Primo, vous avez été plus de 70 à nous donner votre avis sur ces séances et sur la suite à y donner. Alors, que nous avez-vous dit?

Merci les formateurs !9146142169

Tout d’abord, merci! Vous avez été à plus de la moitié satisfaits du programme proposé. Le « kit du survie » attendu était bien au rendez-vous pour faire vos premiers pas dans Alma et Primo. Et surtout, les formateurs ont été plébiscités : bravo à eux d’avoir réussi à relever le défi sur un délai aussi réduit… bref, vous en redemandez!

Alors, qu’est-ce qu’on attend ?

Après les séances de rattrapage à destination des collègues qui n’avaient pas pu suivre les modules en avril, le GT accompagnement et la Mission collections ont préparé d’autres séances, plutôt consacrées au traitement des documents. Les besoins ont été recueillis, les formateurs sont prêts, les convocations commencent déjà à arriver. La même démarche sera faite avec la Mission services aux publics également. Surveillez vos boîtes mails !

Oui, mais, comment je fais une fois seul devant mon poste de travail ?309-462-5266

Le besoin de supports est revenu très fréquemment dans vos souhaits. Un lexique Alma/Aleph (voire un lexique Alma/Alma…), des mémos papier ou vidéos, bref plein d’idées pour continuer à se passionner pour les mystères d’Alma encore quelques temps. Ca tombe bien, le GT accompagnement et les mission ont plein d’idées, et des supports ont commencé à être disséminés ça et là. Pour mieux se repérer, vous trouverez une liste des endroits où trouver de la doc sur Noria, rubrique « coal-dumping« , dans le bandeau du haut. Rassurez-vous, normalement, vous savez déjà où se trouve la documentation dont vous avez besoin.

Et toujours, en cas de pépin, pensez à Tacotac sgbm, toujours dispo quand une question se pose sur le fonctionnement d’Alma et de Primo ! L’équipe de répondants vient d’être grandement renforcée, il suffit de faire un ticket pour voir qui se cache derrière cette équipe de choc!

 

Bringing up babies

Si l’on compte bien, entre le début des opérations fin août 2017, avec la tenue des réunions de lancement en présence des responsables projet d’ Ex Libris, et le 24 mai dernier, date du vrai go live succédant à un interminable cut over – qui ne signifie pas la fin du montage d’un film, comme le fameux final cut  hollywoodien, mais le début d’un nouveau récit documentaire -, 9 mois se seront écoulés.

Alma mater(née)

Lorsque l’enfant parut, le cercle de la grande famille de la BIU se garda bien de déroger à la tradition, et applaudit à grands cris. Cris redoublés, même, puisque le nourrisson, dont l’arrivée toujours différée avait valu à tout un·e chacun·e de se ronger les sangs, telle Anne se désespérant de voir  le soleil poudroyer et l’herbe verdoyer, se trouvait flanqué d’un double, plus ou moins gémellaire. Mais on n’avait que trop lanterné ! L’heure était désormais au maternage. On n’attendit donc pas que fussent poussés les premiers vagissements pour porter incontinent Alma et Primo, nos (très) chers rejetons – attardés, diront certains, quelque peu  prématurés pour d’autres, sur les font·d·s.

Baptismaux d’abord, puis documentaires.

Une venue au monde, si elle est riche en émotions, a souvent quelque chose de déstabilisateur, voire d’angoissant. Au dire de nombreux personnels, ce jour-là, la première connexion en banque d’accueil, en présence d’un·e lecteur/-trice, s’apparentait assez à un numéro d’équilibriste sans filet…

Alma et Primo, deux beaux jouets interconnectés ?

Las ! À l’impossible, nul n’est tenu, et nobody’s perfect… On pourra s’étonner, ou non, que la petite Alma ne présente pas l’ensemble des fonctionnalités attendues d’un logiciel censé envoyer Aleph aux oubliettes de l’histoire des systèmes de gestion documentaire (pas d’inscription de lecteurs extérieurs, pas de réservations, pas de quitus, entre autres sujets qui fâchent…). Mais gageons que ce ne sont là que des défauts de jeunesse, qui seront corrigés bien vite – et sont déjà en passe de l’être.

 

Laissons le mot de la fin à Victor Hugo.

L’obscurité nous craint et recule en grondant
Regardons les penseurs de l’âge précédent,
Ces héros, ces géants qu’une même âme anime,
Détachés par la mort de leur travail sublime,
Passer, les pieds poudreux et le front étoilé ;
Saluons la sueur du relais dételé* ;
Et marchons. Nous aussi, nous avons notre étape.
Le pied de l’avenir sur notre pavé frappe ;
En route !

(L’Art d’être grand-père, 1877)

En marche donc, grâce à notre nouvel SGBM, vers un avenir documentaire que l’on espère radieux !

heterogeneously

*Notons que, à la différence notable du relais hugolien, l’équipe des formateurs relais de la BIU n’a pas, quant à elle, tout à fait dételé, puisque l’accompagnement des personnels va se poursuivre d’ici la fermeture de la BIU, et sans doute à la rentrée, par le biais de séances de formation de rattrapage et la mise à disposition de tous les tutos imaginables, voire imagés.

 

Thierry Guslevic

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Et le site web, dans tout ça?

Pendant que l’armée de nos valeureux testeurs sont en train d’ausculter Alma et Primo depuis Richter et la BU Lettres6023758297 ,

 

 

 

Noria vous propose un lever de rideau sur les évolutions du site web de la BIU.

Eh oui, maintenant que chaque université aura sa « vue » Primo, son catalogue, difficile de garder une seule et même barre de recherche sur le site. D’où un travail réalisé avec la rapidité de l’éclair par la mission communication et le service informatique.

Voyons tout de suite ce que cela va donner, dès la mise en production du SGBM :

774-498-2039

Ce qu’il y a à savoir

Le site va donner accès à différentes vues Primo : l’utilisateur pourra choisir entre le catalogue UPV, le catalogue UM, mais ça, on vous l’avait déjà dit. Le site conserve ses rubriques d’informations actuelles, une liste des bases de données ainsi que les productions universitaires en ligne (thèses, mémoires, etc) : ces ressources restent directement accessibles via le site web, sur place ou à distance – après s’être authentifié bien sûr.

Ce qui change

Les fonctionnalités liées au compte lecteur sont désormais dans Primo. Attention, il faudra bien penser à s’authentifier aussi sur Primo, même si l’on s’est déjà authentifié sur le site web, pour pouvoir consulter son compte lecteur, accéder au formulaire de suggestion d’achat, etc.

Des changements aussi pour les lecteurs extérieurs, qui ne peuvent plus s’identifier sur le site mais uniquement via les catalogues.

Mémo

Un tutoriel plus complet a été rédigé pour se repérer dans tous ces changements : il est accessible ici ou via le menu « (323) 993-9547« , dans les menus de Noria.

 

 

 

 

obeisantly

En raison des mauvais résultats des tests effectués par nos équipes sur Alma et Primo, la mise en production est repoussée au 17 mai… si tout va bien.272-420-7311Le programme de ces jours est particulièrement chargé pour les équipes de la BIU… et d’Ex-libris. Une liste de problèmes bloquants a été dressée par les groupes de travail, et deux techniciens d’Ex-libris ont pu en prendre connaissance hier, à la BIU, et commencer à travailler à leur résolution.

En vrac, les problèmes vont de l’impossibilité de consulter sur place la documentation électronique sans s’authentifier, à des anomalies dans la migration, en passant par l’affichage de l’ensemble des zones de lien dans Primo (liste non exhaustive).

Et il se passe quoi maintenant ?

Des réunions de travail sont prévues dès ce vendredi après-midi dans le but d’obtenir une configuration stabilisée le lundi 14 mai.2018129160

Mardi 15 mai : des tests finaux seront organisés par les groupes de travail SGBM. Les personnes concernées recevront toutes les informations nécessaires sur l’organisation de cette journée

Mercredi 16 mai : le comité de suivi BIU et le COPIL SGBM se réuniront pour valider ou ajourner la mise en production d’Alma et Primo

Jeudi 17 mai : go live !

Et dans les BU, on fait comment ?

Pas de retour à Aleph pour le moment. Pour l’instant, le prêt secouru dans Alma continue, malgré tous les inconvénients que cela pose. Pas de réservation, pas de prêt indifférencié, … Des instructions complémentaires vous seront communiquées par messagerie pour la gestion au quotidien des fichiers du prêt secouru et pour le reste.

Les informations seront mises à jour sur le site web, et les usagers seront également prévenus de ce décalage par les listes de diffusion.

Tacotac SGBM est toujours ouvert pour toutes vos questions, ainsi que les commentaires ci-dessous. N’hésitez pas à utiliser ces canaux de communication.

Encore un effort, l’arc-en-ciel n’est pas loin…